Da primeira doação ao espelho fiscal, o processo na Optima ESG foi desenhado para ser operacionalmente simples e documentalmente completo. Este guia descreve o que acontece em cada etapa dentro da plataforma e o que a empresa precisa fazer.
Antes de começar: o que verificar
- Regime tributário: o benefício fiscal de dedução de IRPJ/CSLL está disponível apenas para empresas no Lucro Real. No Simples Nacional ou Lucro Presumido, a doação ainda gera impacto ESG e relatório de rastreabilidade, mas sem o benefício da Lei 9.249/95.
- Tipo de alimento: conforme a Lei 15.224/2025, alimentos próprios para consumo humano que atendam aos requisitos de qualidade podem ser doados. A plataforma orienta sobre os tipos aceitos no cadastro.
- ONG da região: ao menos uma ONG homologada na área de operação da empresa deve estar cadastrada na rede Optima ESG.
Etapa 1: anunciar o excedente
No painel da empresa, você cadastra os itens disponíveis: tipo de alimento, quantidade (em kg), data de validade e localização. O anúncio fica visível para as ONGs homologadas na região.
Etapa 2: match com ONG solicitante
As ONGs com capacidade operacional e necessidade compatível recebem notificação e podem confirmar o interesse. A plataforma organiza a fila com base em prioridade operacional registrada pela ONG no cadastro.
Etapa 3: assinatura bilateral do termo
Empresa e ONG assinam eletronicamente o recibo da doação: cada lado entra com a própria conta e informa nome e CPF de quem entregou ou recebeu. O documento é armazenado na plataforma e fica disponível para consulta e auditoria a qualquer momento.
Etapa 4: emissão da NF-e (plano Enterprise)
No plano Enterprise, a plataforma integra com o PlugNotas para emitir a NF-e com o CFOP correto: 5.910 para doações intraestaduais e 6.910 para interestaduais. Esse é o documento fiscal obrigatório para o aproveitamento do benefício tributário pelo contador.
Etapa 5: espelho fiscal para o contador
Após a confirmação do recebimento pela ONG, a plataforma gera o espelho fiscal com os dados consolidados da doação. Atenção: o espelho fiscal é um documento de apoio e não substitui a NF-e oficial. O contador usa o espelho para revisar os dados antes de lançar no LALUR e na ECF.
O que fica registrado para auditoria ESG
- NF-e com CFOP correto, armazenada na plataforma (plano Enterprise).
- Recibo assinado pelas duas partes, com data e hora.
- Registro de rastreabilidade: quem doou, o quê, quanto, para quem e quando.
- CO₂ evitado calculado como emissão de aterro evitada (0,86 tCO₂e por tonelada, EPA 2023), com metodologia publicada e versionada.
- Certificado de Rastreabilidade Optima ESG disponível para comunicação de impacto.